1. Che accade all'ufficio?
L'ufficio del 1980 era ancora molto simile all'ufficio del 1900: scrivanie, sedie girevoli,
macchine da scrivere, telefoni, armadi per gli archivi... Certo, buona parte delle attività manuali
erano state sostituite da attività elettromeccaniche e da qualche punto dell'azienda un mainframe
forniva senza sforzo informazioni che prima costavano molta fatica. Ma la struttura dell'ufficio
era la stessa, a cominciare dalle onnipresenti segretarie. In ottanta anni, l'unico vero
cambiamento era stato l'avvento delle fotocopiatrici... che paradossalmente avevano reso
le segretarie ancora più indispensabili.
Nel 2000, invece, l'ufficio appare quasi irriconoscibile da come era solo venti anni prima.
Di armadi e raccoglitori non se ne vedono praticamente più, le segretarie sono praticamente
scomparse, o quanto meno svolgono altre attività, i telefoni sono molto diversi e sempre più
spesso cellulari, lo spazio si è molto ridotto. Su tutto domina invece uno strumento prima del
tutto ignoto, ma ormai indispensabile come l'aria, il personal computer. Ad esso tutto il
resto è stato sacrificato e ad esso si connettono, come in un centro nervoso, tutti i gangli
vitali dell'ufficio stesso: stampanti, modem, archivi e, naturalmente, gli altri personal
computer attivi nell'azienda.
La trasformazione è stata così intensa e rapida da non consentire quasi di rendersi conto
delle sue implicazioni e di prepararsi alle sue conseguenze. Non tutte le aziende, quindi, ne
hanno tratto tutti i vantaggi possibili. Eppure, il principale di quei vantaggi si
può riassumere in modo molto semplice: ci si muove decisamente verso il paperless office,
l'ufficio senza carta, e raggiungerlo per tempo rappresenta per una azienda un
fondamentale vantaggio competitivo.
2. Il Sitea Nexus 2.0
Sitea Nexus 2.0 è un software progettato per la gestione dei dati extragestionali.
Il prodotto unisce a un database altamente strutturato un motore estremamente potente
e affidabile per la archiviazione ottica di documenti su carta. Il tutto viene
effettuato in ambiente di rete in modo da massimizzare l'impiego delle risorse
informative dell'azienda. Esso rende quindi l'avvento del paperless office una
realtà e soprattutto una realtà alla portata di aziende e uffici di ogni dimensione.
Le caratteristiche principali di Sitea Nexus 2.0 sono le seguenti:
-
un database altamente strutturato e dettagliato per la gestione di clienti /
fornitori / contatti. Questo database permette di archiviare un gran numero
di informazioni relative a un particolare cliente, come numeri di telefono,
indirizzi postali ed e-mail, anagrafiche dei dipendenti del cliente e altri
dati (naturalmente, nel rispetto delle norme sulla privacy);
-
un potente e flessibile motore di archiviazione ottica per la gestione di
documenti cartacei. In effetti, il software permette di archiviare i documenti
su carta tramite qualsiasi scanner compatibile con le specifiche TWAIN in funzione
dei clienti, delle date, dei numeri e dei tipi dei documenti, nonché con una
logica di archiviazione analitica e precisa. I documenti archiviati possono in seguito
essere consultati e all'occorrenza stampati con facilità da tutti gli utenti della rete.
Grazie alla sua informatizzazione e alla facile accessibilità a tutti gli
operatori dell'azienda, l'archivio diviene così uno strumento ad alto valore aggiunto;
- un motore di compressione sviluppato ad hoc da Sitea, che garantisce la
possibilità di archiviare un grandissimo numero di documenti su un personal
computer oppure su un server di rete, senza richiedere costose e faticose
espansioni dello spazio di archiviazione;
- un'interfaccia dalla grafica estremamente intuitiva, tanto da permettere
anche all'utente più inesperto di essere operativo fin dal primo momento.
Oltre alla semplicità d'uso del software, tutte le funzionalità in esso
contenute sono state "legate" in modo da consentire una facile navigazione
all'interno del sistema, permettendo agli utenti, esperti e non, di concentrarsi sul
lavoro da svolgere senza dover dedicare tempo prezioso all'apprendimento dell'uso
dello strumento informatico;
- il motore database, i report e il motore di acquisizione / compressione
sono tutte tecnologie testate e collaudate sul campo da oltre quattro anni, il
che garantisce la stabilità e affidabilità del software;
- tutte le funzionalità di Sitea Nexus 2.0 sono ampliabili e personalizzabili
partendo dal database clienti fino alla gestione della archiviazione ottica di documenti.
Non solo è personalizzabile l'implementazione attuale, ma è anche possibile aggiungere
funzionalità ex-novo, come per esempio la gestione di un archivio bibliografico e simili;
- una delle funzionalità più potenti di Sitea Nexus 2.0 è il motore di ricerca,
in quanto esso permette a utenti a qualsiasi livello di effettuare con facilità
ricerche di ogni tipo in ogni area del programma, a campo singolo come a campi
incrociati, rendendo quindi la ricerca una procedura flessibile e potente;
- tutte le funzioni di Sitea Nexus 2.0 a livello di sistema sono configurabili
dall'utente senza la necessità di ricorrere a interventi esterni.
3. L'ufficio senza carta: una realtà a portata di mano
Con Nexus Sitea 2.0 l'antica aspirazione di ridurre al minimo se non quasi
di azzerare l'ingombro rappresentato dagli archivi cartacei, senza rinunciare
ad alcuna informazione essenziale per l'operatività, diviene una realtà a portata di mano.
In un'epoca in cui le tecnologie digitali tendono ad accelerare il ritmo del
cambiamento le aziende efficienti, se vogliono pianificare i prodotti o servizi
giusti, migliorare al massimo il servizio ai loro clienti e reagire
tempestivamente ai cambiamenti del mercato, sono obbligate a raccogliere,
analizzare, elaborare e utilizzare ampi volumi di informazioni in modo rapido ed
esauriente. Sitea Nexus 2.0 è lo strumento essenziale per conseguire questi obiettivi
semplificando al tempo stesso la gestione delle informazioni e portando l'ufficio nel XXI secolo.
Il prodotto viene messo a disposizione dei clienti alle seguenti condizioni:
- Sitea Nexus 2.0 rimane di proprietà esclusiva di Sitea. Il codice sorgente del
prodotto non sarà fornito in nessun caso.
- Il programma in forma eseguibile (formato oggetto binario) rimane di proprietà
esclusiva di Sitea e viene concesso in licenza al singolo cliente per suo uso esclusivo.
- Il cliente potrà usufruire della sua licenza per fare e utilizzare all'interno
della sua organizzazione quante copie del programma riterrà necessario.
- Da parte sua Sitea si impegna a non divulgare, riprodurre, vendere o utilizzare
i dati campione eventualmente forniti dal cliente per lo sviluppo del prodotto.
